專案管理是一種生活思維

在前面那一篇「重點掌握、如何抓大放小」提到，要把時間放在重要的事情上。 (在公司內部網站的討論上，也有人很熱情的幫忙補了一張圖，很清楚的定義出四個象限，以及他們的重要度。)

(取自於網路搜尋)

從我的角度來看，在這四個象限中，第二象限裡頭的東西是最重要的。 甚至講的極端些，我覺得任何一個人一天80%的時間都應該花在處理第二象限的事情，只該有低於10-15%的時間在處理第一象限，也就是緊急的事情。

看到這兒一定有人心裡是偷偷罵著說：「喵的，又是這種何不食肉糜的話？」 「講得簡單，但我每天光緊急的事情就占去太多時間了。 哪有時間去定義甚麼重要不重要啊？ 所有那些重要但不緊急的都只能先擺一邊啦。」

是，我了解。

確實很多人有這樣的困擾。

對很多人而言，生活根本也不用分甚麼四個象限。 每天的時間，光是用來處理第一象限的事情就已經處理不完啦！ 更別說還有什麼時間去處理第二或是更後面象限的事情。

但這裡要恕我直言：「若是這樣，那其實你是過著一種有問題的生活方式啊！」

從我的偏見來看「人生的結果多來自於過往的選擇」。 也因此現在的急迫，往往源自於過去有些重要的事情我們沒有能好好處置。

比方說蛀牙吧。 當牙痛到亂七八糟時，哪有心力去想什麼牙齒保健？ 哪有心力去想什麼好好刷牙或是洗牙護牙呢。 但這常是源自於過去自己的衛生習慣。再比方說，就是專案中(總要回到正題吧)到處都是火，事事都緊急的要PM裁決。 這往往也源自於過去的缺乏規劃。

其他當然還有一堆，如健康、負債、感情亮紅燈、或是很多人生遭遇的問題，其實往往都是相同的原因。 古人說的好：「冰凍三尺非一日之寒」。 講的誇張些，日常生活中出現於第一象限的緊急事件，恐怕多是源自於人生過往的影響！

象限一的事情，都是象限二轉化過來的。 就是因為過去的作為(或是不作為)，才造成現在的問題。 所謂「不作為」，指的就是該做卻不做的事情。 如早先沒有好好保護牙齒，才會造成今日的緊急牙痛。 當這類「不作為」的事情太多時，人就會被綁住，被一直冒出來的緊急事端占據了大半的生活時間。 久而久之，就只能一直滅火，而無法優雅的過活了。 所以，輕忽第二象限是惡性循環的開始。

會輕忽的主因當然還是在於我們的惰性。 重要的事情在當下常常都沒那麼急迫，往往沒有非立刻做不可的壓力。 但是如果在該處理的時間沒掌握好，時間會慢慢的幫它「升等」。 直到有一天，問題會開始尊貴到你再也無法忽視它的程度~~~~~

這是緊急事情佔據人生大半時間的起因。

但如果你的生活還沒落到那樣的境地，那非常恭喜。 只要記得一件事，就能在接下來的人生中也避免走入那境地。 而那件事情就是忍耐。 有本書叫做『不要吃你的棉花糖』，針對這一部分寫的就還不錯。 有興趣的倒是可以買來看看。

但若不想買的，我這裡也可以簡單的說明一下。 大致這本書就是在談人該怎麼樣避免眼前享樂的誘因，而把快樂放在未來。 這概念若能培養起來，我覺得在人生很多領域就都能通用。 比方說，若現在省下一些錢拿去儲蓄或投資，但是未來可以得到更大的回報，那就應該忍受住現在的享樂。 或是現在勞累一些，多去憂慮一些明天的問題，到了明天自己相對就能輕鬆些。

若寫成流程大概就是這樣:

忍住現在的享樂→永遠多想一步→把時間用在對未來有益的事情上 

我自己是這麼看啦，如果一件事情真的很重要並對於未來影響深遠，那就不該等，立刻就可以想可以做。 明天可以做的，為何要下周做？ 甚至若今天下午就可以做，那連明天都不該等 (PS這段話是馮紐曼說的)。

其實很多事情真是如此，能早搶一些時間，後面的壓力就會少一些；能提早想清楚，萬一真的危機臨頭了，處理的方式常常就可以更周全些。 這事兒說穿了其實根本沒什麼了不起的，不過就是「主動發現、提前思考」這八個字罷了！

當你人生大部分事情都能提早規劃、儘早解決時，你就在避免讓它們變緊急；能弭禍於無形，自然就能優雅過活了。

專案的角度呢?

我個人覺得也是一樣「主動發現、提前思考」。 轉換成專案管理的術語就是「風險分析」四個字。 風險分析是幹嘛呢？ 就是預先去評估接下來可能碰到的問題會在哪裡，並提早解決這些「潛在的麻煩」。 因為如果可以預見某些事情很可能發生，不先解決的話，那等事到臨頭可就錯失先機啦。 比方說，如果預期接下來三個月某個Team的人力會吃緊，那現在就該思考要處理。 現在要想方法的話選擇可能還很多，比方說加人、或是新訓練人、或是把別的專案的人空出來、或是思考外包、或是思考改變做法。 但要是不先想，等時候到了問題絕對不會自然消失，只是到時候在時間不足下，能選擇的方法會越來越少。

三個月前可能有十個選項可以使用，但是兩個月前可能有三項不能用了，當離問題只有一周前，很可能只剩下唯一一個選擇了。 換言之，不先處理的人，最後只能被時間逼著選擇最糟糕的一個選項。

這其實是某種程度的不負責任。

在我來看，PM的責任，甚至是做人的責任，就是要像辦法把未來的可能性「放到最大」；意思就是要想辦法幫自己創造最多的選擇。 而可能性要放大，就在於及早處理重要的事情。 處理好，問題就會消失，而不會升等變成緊急的事情。

就像前面講的，要是忍耐的存下錢，多的資金就能提供未來更多的選擇。 不管是日後買好東西、旅行、投資賺更多的錢、創業、或是完成任何其他的夢想；你的選擇將比今日更多。 做專案也是一樣，能把問題越早的預先排除掉，後面越有時間去思考更長遠的問題、也越有前置時間來對付那些問題。

所以風險分析這件事情，是隨時要做的。 開案前要做不說，專案進行中也必須時時檢討。 因為隨著專案的展開，「必然」有事件會發生，有些原本沒想到的問題也會慢慢浮現。 比方說，外包配合態度不好、困難度比原來設想的高、設計出來的東西比原本設想複雜，執行單位無法如期交付、原料無法接續、生產碰到技術問題、甚至人員調度不過來。 這些隨時都有可能發生。

上篇曾提到，如果你有一份完成規劃的Schedule，那你將可以看到專案的全貌。 這在基礎下，你將可以透過「要徑」來看出哪裡是關鍵工作。 但是除了立刻的狀況之外，你還要多往右邊(也就是甘特圖上的未來區域)看幾眼。

未來三周的要徑工作會是哪些？ 這些工作的資源能如期出現嗎？ 現在連結到這些要徑工作的狀況如何？ 有沒有哪項工作會開天窗？ 會不會有哪項工作做不完？ 接下來要做的事情跟之前有沒有相似度很高的工作？ 這些工作之前做得如何？ 如果之前發生人員能力不足時，接下來的工作是不是要排長一些？ 這樣調整後，會不會造成後面里程碑守不住？ 如果會，那該怎麼辦？ 這是發現的立刻就要預想的，也是要在還沒發生前就預先規劃處理的。

會救火，沒甚麼了不起；能看得遠，能弭禍於無形的，才會是一個有價值的PM。

但要能做到這一點，你就會先需要一個能看到全貌的Schedule(所以掌握全貌還是最大關鍵)。 Schedule要隨著專案進展，讓你知道狀況變化如何、瓶頸在哪、讓你知道要徑是甚麼、讓你知道接下來哪些工作會開始，哪些資源會有需要或是會短少。 甚至做很多我們稱為What-if的分析，來比較不同方案的優劣，或是比較不同方案對於案子的衝擊。 PM的價值，也就是不斷透過What-if分析，來幫忙開道、來引領眾人躲開風險順利的往前走。

看得遠、想的多、預先規劃排除風險，才能小心的照顧瓶頸、避免要徑工作Delay、才能在工作沒開始前就確認資源會到位。 在面對一些重要工作時，甚至讓資源Pending下來等都在所不惜。

真的，只會救火沒甚麼了不起，要能讓火根本不燒起來，才是好的PM。

好吧，可能有人還會問：「提早預防確實有道理，可是如果一切已經來不及了呢？」「如果生活或是專案已經落在那惡性循環，每天都在處理急事或是救火的境地了呢？」

我覺得別無它法，只能在狀況還沒有完全「鎖死」前用力拼一陣子。 每天除了一些緊急的事情要滅火以外，也得想辦法多處理一些位在象限二的事情。 可能需要很拼很拼的過一段時間，不拼的話事情只會越來越慘。 就像欠錢時，不能只還利息(象限一的緊急事情)，還要想辦法還還本金(象限二的事情)才可以。 不然象限二的本金，很快也會變成利息。 到時候就會沉重的讓人喘不過氣啦！！

如果一切開始的早，那只要累個一段時間，事情應該就還能回到控制上。 但是如果緊急的事情真的太多，再也分不出時間時，最好的選擇其實是「開口求救」。 就像面對卡債或是其他人生問題一樣，如果問題很嚴重時，千萬不要想自己承擔一切，而是應該要想辦法請人幫忙。 專案也是一樣，當怎麼加班救火問題都一堆時，就該提出來尋求其他人協助了。

有人或許覺得講出來好像很丟面子。 可是要是問題能及早處理，就算丟臉，自己也還有下一次翻本的機會。 但萬一自己無法負荷，專案又救不回來時，那不就真的只能砍掉重練了嗎？ 一旦到這階段，應該也不會比較有面子不是嗎？ 既然如此，何不盡早提出呢？

一般來說，只要最後案子順利解決，大家常不會太記得中間的風風雨雨。 既然如此，其實問題是沒有必要秘而不宣的。 早知道、早解決、讓風險弭於無形，這才是負責任的行為。

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