專案管理是一種生活思維

本文原始為專案管理週報第62篇。

(前情提要)

Catherine在會議室裡解說所謂CPM這種排程方法。 在聽完Catherine的解說後，Eric突然問到「一但工作有資源衝突的問題下，該怎麼辦調整專案排程呢？」 但這問題卻當場考倒了Catherine。 唯一她能建議的，是或許Eric能跟她一起從手冊中找出答案…

把手冊遞給Eric，Catherine同時開口說到：「不然這樣吧！ 我先來模擬一個資源衝突的情境，然後我們再來從書裡頭找尋該如何處理這樣的問題！」

冷不防的厚厚一疊的書落到Eric手上，他才發現Catherine已經又埋首在電腦上。他只好急忙把頭湊過去看她在幹嘛。

只見Catherine飛快的操作著鍵盤與滑鼠，頭也不抬的說：「既然我們要看資源衝突，那讓我先把資源加入吧！ 」

「只是加在哪裡呢？ 嗯… 我先隨便加在第一個工作好嗎？」她轉頭看了Eric一眼。

Eric反正一整個不清楚狀況，也就無可無不可的點頭著。

Catherine：「喂，你看… 啊，等等…. 我都忘了！ 我其實剛剛就有先把Peter這人加入到案子中了嘛～」說著邊用手指著螢幕叫Eric看。

Eric順著Catherine的手看著螢幕上的資訊。 發現Peter Chen，他旗下的一個Junior Engineer，被加入到「詢價」這個工作下。

Catherine：「你看這畫面，上面列出這工作到底是由哪些人在做、他們是甚麼職位、有怎麼樣的工作熟練度、每天會投入多少時間工作、每小時單價、以及工時。」

Eric跟著她的話語移動眼睛搜尋的畫面上的資訊：「唔… 所以這$150/h是單價？ 所以…唔…計劃成本是這工作的費用… 那…計劃單位…應該是…你說的工時吧？」

Eric轉頭過來問到：「只是工時是甚麼？ 我們剛剛不是已經有工作的工期了嗎？」

Catherine 笑著說：「這東西我也花了一些時間才弄懂。 簡單的講，工期就是工作的總延續時間。 比方說詢價這工作預計要做五天，但工作有可能一個人做、也可能很多人做。 在這情況下，每個人需要投入的時間就未必一樣了。 可能一個主管只是偶爾來監控、另一個工程師則是從頭做到尾，那他們兩個投入的工時就可能不同。」

Eric露出恍然大悟的表情：「所以也可能工作做一個禮拜，但是一個工程師每天只花兩小時去做，這樣工期跟工時就會完全不同囉？」

Catherine點頭，露出一個讚賞的微笑。

Eric又轉頭把注意力放在電腦上，問道說：「那我要怎麼看出來哪些工作誰在做呢？」

Catherine ：「唔… 你等我一下喔！ 讓我先在螢幕上把資源的相關欄位打開。」她按幾個鈕後，畫面變得不太一樣。
 

Catherine：「你看，我把欄位重新調整了一下。 這樣螢幕上就會顯示出各工作的工期、開始完成日期、資源清單、計畫的人力工時、以及計劃的人力成本。 這樣就很一目瞭然吧？」

Catherine又開始動起滑鼠：「等我一下。 我再把Peter加入其他工作。 唔…比方說，加入元件A的簽約、還有元件B的詢價好了？」

這時畫面一變，Peter的名字也出現在「元件A的簽約」，以及「元件B的詢價」下面。

接下來，Catherine指著畫面右邊的甘特圖區：「你看這邊。」

Catherine：「在甘特圖上，也可以看到哪些工作誰來做。 而且因為有時間軸，可以更清楚看到人員工作的時間區塊、有甚麼衝突也很容易發現。 你看，元件A的簽約跟元件B的詢價似乎就是有衝突的！」

Eric仔細看著這張圖，發現Catherine說的沒錯。 因為簽約的工作時間跟詢價是重疊的。 所以若Peter必須全心全力在這兩個工作上都要投入的話，就不可能兩邊兼顧。 要就是一個得後做、不然就是兩個工作都會Delay了….

Eric：「剛剛在MSN時，你不是有Show給我看一個圖嗎？ 唔…就是可以看到資源投入狀況之類的圖….」

Catherine點點頭，指著螢幕某個地方：「按這個按鈕，就可以在畫面上顯示出Resource Histogram。 就能看到資源的投入狀況了！」 按下去後，螢幕果然產生一些變動。 甘特圖下面，出現一些綠色、紅色的直條圖。

Eric邊看著畫面顯示的直條圖問道：「所以… 如果我上下對照的話，下面綠色的Bar似乎就代表資源需要在哪幾天工作、以及要投入多少小時囉？」

Catherine：「對啊，確實是這樣！ 而紅色的直條圖則代表人力超額的情形喔～ 你看十月十五號那周的禮拜五剛好是元件A簽約的第一日，而十月二十二那一周的禮拜一則是元件A簽約的結束日。 所以這兩天Peter同時要負責兩個工作，所以就超過負荷啦！ 而中間的黑線就代表他每天的最大可工作時間。 這些資料都有，不是就很一目瞭然嗎？」

但Eric看起來並沒有很興奮，他沉吟了一兩秒又提問到：「這部分剛剛在MSN上聊天時大概都有看到了，並不難理解。 也很直覺就可以從圖上看懂Peter是超過負荷的。 但光知道這..其實並沒有甚麼幫助…」

Eric說完攤了攤手，轉頭看著Catherine問說：「再來該怎麼辦呢？ 總要能解決問題才有用吧？」

Catherine透出一個抱歉的表情：「再來的部分我就不太熟了。 唔…. 一個最立刻的辦法，我猜就是手動換人吧？ 若把兩個工作的任一個換成別人，問題就解決了… 只是…要是工作很多時倒就很辛苦了吧？」

她指指桌上的手冊：「來一起找手冊嘛… 我記得有個叫做Resourece Leveling的方法。 你可以從後面Index翻起嗎？ 我則直接從軟體中找好了….」

她邊點著畫面上的功能按鈕，邊自言自語： 「唔…在哪裡呢？ 這也不是…. 還是在這頁面裡面呢？ 嗯…..唔……」

「啊，找到了。 Er..Eric！ 你看！」，Catherine找到了有Resource Leveling字樣的功能，點開來發現是個非常複雜的畫面。

Eric看她一眼：「很複雜耶！ 沒一個看得懂的選項…」

Catherine：「讓我先看看… 好像意思是說可以設定條件讓軟體來幫忙調整工作的時間？」

Eric喊著：「我找到手冊關於這功能的章節了！ 我看看喔… 分析..平整…資源用量… 嗯！ 你說的沒錯，確實是根據條件來調整工作的順序。」

說著說著Eric就急忙伸手過來要拿滑鼠去操作。

看到Eric伸手過來，Catherine慌忙縮手。 但縮手的過程中，Eric的食指與拇指稍稍的滑過她的手背。 但Eric因為只是一心急著想操作電腦，並沒特別多想甚麼；但Catherine卻因為他手指滑過手背的那輕微麻癢，不免心跳加速了一下。 抬頭偷看Eric一眼，可是發現對方只是盯著螢幕、不然就又低頭看著手冊念念有詞。 不由得讓她心裡有些許的埋怨….

這時，又聽到Eric的聲音：「我大概看懂了！ 你看..」手指的螢幕要喚起Catherine的注意力。

Catherine急忙回神過來，並伸頭過來看著螢幕。

Eric又說：「你看上面寫著平整優先順序的地方，應該就是設定用甚麼來調整工作順序吧！ 只是總浮時…. 遞增…. 這是甚麼意思呢？」

Catherine想了想，突然大叫：「我懂啦！ 這表示總浮時越多的工作越可以被往後搬動吧？」

Eric露出迷惑的表情。

Catherine開口說到：「假設有兩個工作彼此需要相同的資源。 一個總浮時是十天；另一個總浮時是三天。 哪一個比較危急？」

Eric想了一想露出恍然大悟的表情：「我懂了！ 我懂了！ 總浮時是專案的緩衝。 當設這條件時，表示我們告訴軟體去找出有資源衝突且又有最多緩衝的工作。 然後要軟體優先把這些工作的資源讓出來給緩衝少的工作先用。 是這樣的意思吧？」

Catherine又一次露出讚許的微笑：「我想應該就是這意思了！ 只是我從來沒有做過Resource Leveling，不知道會怎麼樣耶！」說著說著就按下執行的按鈕。

Eric問說：「有發生甚麼事嗎？ 我剛剛只看到畫面閃了一下。」

Catherine指著下方的資源狀態說到：「你看，沒有紅色了！ 只是..發生甚麼事呢..」

Catherine細心看過一遍又開口：「是啦！ 你看畫面上面元件A的簽約工作被往後拉了兩日。 原來是從禮拜五工作到下一個禮拜一的，現在則變成禮拜二才開始做；剛好是等元件B的詢價做完。 也因此避開了資源衝突！」

Eric：「哈哈哈，只是把衝突的工作往後拉嘛。 這我手動也可以做到啊！」

Catherine點頭：「是沒錯，可是要是工作很多很複雜時。 這樣的建議應該還是很有用吧？ 不然手動也還是很累啊…」

Eric正要點頭，可是突然好像想到甚麼所以停了下來。 頓了好一會似乎把問題想清楚了，才又開口問說：「用緩衝來當分析條件是合理。 可是也可能我有一個工作雖然緩衝很多，可是卻很重要完全不能延後，那又該如何呢？」

Catherine：「說的也是… 這樣好像就沒辦法了耶…」

Eric看著手冊，突然說：「啊！ 有解了！」說完他調整了一下欄位，打開了一個名叫做「優先順序」的欄位。 並把元件A的簽約工作調整成最高的優先順序。

接著他又一次點選平整資源的功能。 只是這次他把平整條件換成用作業的優先順序。

選好後他開口解釋：「照手冊的說法，我們可以用各種不同的方式來平整資源。 像我現在就是讓作業優先順序高的工作優先做，而作業優先順序低的則就可以稍微晚點做。 讓我們看看這次會有甚麼不同的結果。」說完就按下了平整的按鈕。

兩人定神一看，資源衝突的問題又解決了。

只是再看上面的甘特圖，發現跟剛剛不太一樣。 這次軟體把元件B詢價的工作移到元件A的簽約之後。

Catherine：「這次結果不太一樣了？」

「唔…..是啦，我知道了！ 因為剛剛你把簽約的重要性設定高過詢價，所以這次簽約就不動了。 雖然它浮時比較多，但軟體因為優先性這條件，所以先調整重要性低的工作。」她很興奮的說著。

Eric：「所以我可能同時有十個功能希望要在特定時間內完成。 萬一手上資源有限時，我就可以按照優先順序找出這段時間內有辦法做完幾個囉？ 這樣聽起來倒真不錯！」

Eric想想又問：「那萬一有資源在好多專案中共用呢？ 這大概就無解了吧？」

Catherine：「剛剛有看到考慮資源在其他專案的狀況之類的選項啊？ 你沒注意嗎？」 說著又低頭翻手冊，並很快的用手指一行一行的畫過手冊。

看完後，稍微想了一想。 她把滑鼠拿了過去，很快的建立了一個新專案，又在該專案中設定了一個工作，並把該專案的優先順序設定的比之前這專案來的低。

Catherine指著畫面最下方：「你看，我建了一個新專案在最下面。 名字就叫做一個工作的專案。」

Eric笑起來：「哈哈哈哈… 還真是個沒創意的名字啊！」

Catherine白了他一眼：「哼 沒禮貌！ 那個別管啦，你先看甘特圖還有資源使用狀況。」

Eric看了看螢幕：「Peter還真辛勞啊。 在你這設定下。 他在新的專案中的工作，跟元件A的詢價是有衝突的。 而原來專案的衝突也還在。 所以有兩個時段Peter的工作投入狀況有紅色的警告。」

Catherine又點開資源平整的功能：「照手冊的說法，我可以同時用多個平整條件喔。 所以你看…」

Catherine這次設定了兩個平準條件。 第一個是用專案的優先順序來判定，而第二則是用作業的優先順序。

Catherine：「這樣就可以解決你的問題了喔！ 先透過專案的優先順序來決定資源要分給哪個專案。 那如果專案優先順序相同的工作，則再透過工作的優先順序來分配資源。 甚至還可以設定第三個條件，比方說總浮時。 這樣的話，就算多個專案共用一個資源也可以排出順序來！」

說完，她就按下執行的按鈕，畫面果然又產生一些變化。

舊專案因為優先順序高，所以元件A的詢價工作保持不動。 而新專案的工作因為優先順序低，所以被排到詢價的後面。 而另外兩個同一專案的工作，則是按照他們工作的優先順序排列。 所以兩個專案的新工作時間又因此被建議出來。 而下方工作投入的狀況也都變成綠色了，表示Peter在這樣的工作安排下就不至於超過工作負荷了。

Eric看到這樣，很開心的轉頭跟Catherine說：「太棒了！ 這樣我就知道怎麼排程、也知道怎麼調整資源衝突啦。 那我應該可以把我專案的規畫做出來。」 說著看看錶，訝異的驚叫：「啊！ 已經四點半了嗎？ 怎麼一下子這麼晚了。 我得趕快開始了。」

說完站起來，準備衝出會議室，又慌忙回頭對Catherine說：「我去把專案的資料搬過來，你等我一下。 唔… 不對。 已經打擾你很多時間了，今天真的很感謝你。 接下來我就自己來吧！」

Catherine看他這急急忙忙的樣子，也跟著有點慌亂，趕忙接口：「沒關係。 我今天沒甚麼其他事了。 若可以的話，我可以幫忙你。 兩個人做應該會比一個人來的快！」

Eric沉吟半晌：「那就麻煩你了！ 那我先去搬東西，你等我一下喔！」

Catherine溫柔的笑了笑：「好，我等你。 你快點回來就好。」聲音裡頭似乎有點甚麼東西，但那東西卻似乎太少太弱又太矜持了，還沒讓人能捕捉到似乎就又消失掉。 Eric雖然好像感覺到了一些甚麼，卻又不完全肯定。 他原本正起步要跨出門口，就因為那東西又回頭望了她一眼。 遲疑半晌，不知道那是甚麼、也不知道如何開口，只好又轉頭開門走了出會議室。

Catherine沒再說話的看著他離開的背影，直到會議室的門緩緩的自己關上

門發出輕微的喀擦聲；她、則嘆了一口氣。

(待續)

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