專案管理是一種生活思維

有人問我，部落格的標題：「專案管理是一種生活思維」到底是甚麼意思。

這標題其實涉及我最早開設部落格的原始理念。

我一直就想寫些跟專案管理相關的東西；但卻又不想只是很學術性的寫些公式或是技術。 一來公式與技術大家在教科書都找得到，更重要的是書上找的到東西卻不表示人人會用，甚至很多人老誤以為理論跟實際是兩條平行線。

對，就是「平行線」這幾個字最讓我困惑了。 我自己因為偶爾會開開專案管理的課，最常碰到就是一些學員很輕藐他們學到的東西。 (我是不理解，你如果根本不相信這東西、幹嘛還要來上？) 他們要不是以為理論歸理論是無法跟實務結合、要不就是任性的以為專案是根本無法被管的。

我承認有些人因為能力不錯，工作多年用土法煉鋼的方式都活得好好的，他們會覺得有沒有學那些東西都沒差；但更多人則純粹是因為跑過的案子規模都不大，不用太具體的管理流程也還勉強可以掌握的住。 可是若哪天跑個尺度更大的案子，我相信他們自然會體悟到有個管理思維是很重要的。

對我而言，專案管理不但不是理論、也跟專案尺度無關，反而比較像是一種生活態度、一種面對問題時的思考方法。

意思就是說，專案管理並非只是工作上的東西，而其實是可以非常生活、隨處可見、落實到日常活動中的每一刻。 就像我曾經搞笑的寫過Select Seller那個流程的三項工具，選男朋友你會有個方法與量尺，但選餐館、買衣服、挑水果其實核心的思維也是一樣的。 PMBOK不是甚麼了不起的觀念，它不過是有人幫你把我們日常生活都會做的事情整理過，有條理的告訴你「在怎麼樣的情境下，你該做甚麼事情。」

不做當然也不表示世界就會末日；只是你若能照著做，你可以大幅降低自己面對不確定性失敗的機率。 甚至進而可以提升你專案的成功率，也可以提升你人生活動的成功率。 簡單的講，如果你具備一系列這樣的生活思維時，你在很多事情上成功率會大增；大家覺得你做事有條理，也會對你有所信賴、並肯定你的能力。

我唬你嗎？ 並沒有。 因為專案本來就出現在日常生活的每一刻。

所有暫時性、有資源成本限制的活動都算是專案。 專案也因此可以很複雜、自然也可以簡單。 複雜的可能是如蓋高鐵、建機場、寫ERP系統、開發新手機、或導入豐田式精實管理；生活化的則可能如籌畫婚禮、安排登山、企劃開幕式、辦一場公司旅遊等。

這些活動形式上都是專案，都有限制、都有開始完成時間、也都需要思考資源調度。 所以若你想要把事情做好、想要降低不確定性、想要提高成功率，你就都可以把專案管理的思維帶入。

專案管理的思維帶入，並不是要你寫文件寫到天昏地暗；而是要你掌握了「做事情如何能成功的精隨」。 舉例而言，如果你含糊的跟我說下午一起去家樂福吧？ 有專案管理概念的人可能會直覺的提問說：

「為何要去家樂福？」
「我們要去幹嘛？」
「還有誰要去？」
「想要買甚麼？」
「幾點一定要出發？ 幾點一定要回來？」

若從專案管理的角度來看，上面這一連串問題叫做需求訪談，也是Stakeholder Management的一部分。 這讓我們不要做白工。 因為很可能我問完後，你說你是想買一組書櫃。 聽了你的需求，我搞不好會建議你去別的地方，如IKEA買，我們就不用白跑一趟了。 這若回歸到工作上，也是一樣的。 聽到別人的需求時，若我們多問兩句，我們搞不好可以提供完全不同的做法。

Decomposition聽起來好難，但日常生活中難道不能用嗎？ 你說周末要在家裡打掃房屋。 可是到底要打掃哪裡呢？ 若不思考的具體些，難道到時候不會有甚麼漏掉嗎？ 所以我可能拿出一張便條紙，寫下「洗衣服」、「買日用品」、「倒垃圾」、以及「洗廚房」。 買日用品夠清楚嗎？ 不夠清楚是嗎？ 那日用品下面或許還可以拆分成「食品」、「洗潔用具」、還有「兩雙襪子」。 這其實也沒甚麼了不起，也是你我平時都會做的不是嗎？ 但其實目的是幹嘛？ 目的是界定範疇、避免遺漏，這不就是WBS嗎？ 那為何平時我們會做，到了真正不能失敗的專案時大家反而斥之以鼻呢?

再比方說，我們要辦一個Party。 可是準備事項太多，可能一個人做不完。 我們可能還想誰有空，誰可以一起來幫忙，又他們來了能幫甚麼忙。 David可以幫忙採買、James可以幫忙調酒、Kevin可以幫忙準備食物。 這在專案管理則叫做資源規劃與調度。

沒這麼難不是嗎？

對，書裏頭看到這些字彙都覺得很玄，但實際沒這麼玄。 實際這些東西可以用在你我生活的任何層面，但重點是你要能理解這些知識，然後內化這些知識。 一旦你能把這些知識內化後，你就可以直覺的用出這些方法，並且是以對的順序(也就是PMBOK的各流程)用出來。

有人誤以為PMBOK、或是專案管理只是要我們做一堆流程與報表並讓我們人生混亂。 那真的是誤解、是天大的誤解。 專案管理說穿了真的不過就只是一套讓人「容易成功」的做事方法，學通了是可以變成一個你面對任何事情的核心管理思維。 而且你若認真了解那些流程的核心精神後，你會像我一樣認同那些事情與流程是真的該做，甚至該變成我們直覺反應的一部分。

有必要嗎？ 或許有人會問...
我覺得真的很重要。 因為這讓我們不要白花力氣，也可以讓別人覺得我們思路清晰。

而且說真的，你若花力氣學個東西，卻沒辦法在日常生活用到，那學了又幹嘛？