專案管理是一種生活思維

曾經在一本理財書中讀到，當菜市場裡的人都在談論股票時，也就是該退出股市的時候了！近幾年，周遭的親友，不管是保險業的，大陸台商，還是藝術工作者，都不約而同聊起了專案管理，有的甚至還打算去考PMP(美國專案管理師)認證，我心中突然百感交集，想跟各位聊聊這個現象。

記得2003年我赴美讀專案管理碩士前，總會被問到：什麼是專案管理？

"比方說蓋一棟房子，要準時而且符合預算，就需要用到專案管理" "喔~你是去唸建築喔？"

"比方說開發一套軟體，管理團隊各司其職，就是專案管理的技巧" "你要去學電腦，不錯耶！"

最後我只好放棄解釋，就說我是去念管理的，大家才露出"原來如此"的表情，即使他們以為我去念MBA。

但短短一兩年間，專案管理在臺灣竟成了一門熱門的學科(熱門話題可能更恰當)。各種媒體，尤其是網路論壇，討論專案管理的僅次於討論周董的新戀情，今天上奇摩知識家，與專案管理相關的討論有近千項之多。這在我和幾位同業的眼中，老實說是憂喜參半。我們當然很高興專案管理受到大家的青睞，因為事物受重視的程度，往往與被討論的頻率有關。就像前陣子媒體天天報導紅酒的好處時，平常不喝酒的族群也開始小酌一番。但我們憂心的是，大家僅把注意力集中在專案管理的認證(如PMP，CPMP等)或是專案管理軟體(如Microsoft Project，Primavera)等表面議題，卻忽視了專案管理對企業經營的價值。

就拿我擔任專案管理顧問的經驗來說，幾年下來我接觸的客戶，涵蓋高科技，資訊軟體，金融服務與傳統製造業，同樣一套專案管理方法論，套用在這些產業上，各有巧妙不同，也的確解決了不同的問題。以金融產業來說，有位客戶是某家金控旗下的證券公司，這家公司的總經理是金融產業中少見具有專案管理背景的經理人。顧問團隊在他的授權下，針對該公司IPO業務(輔導企業上市上櫃流程)進行流程分析，總共拆解出200多項標準步驟，同時把這些步驟的前後邏輯關係，所需的時間，以及負責的人員一一清查，並建立於軟體中，並要求承辦人員每週回報現況。當高階主管與客戶對話時，便可透過這個系統即時查詢任何案件的進度，甚至可以對完成日期做一個客觀的預估，掌握住客戶的信賴與滿意度。個別專案的負責人，可以隨時查看手上案件中，哪些步驟尚未完成，何者比較緊急，然後便可指派人力優先執行這些工作。至於其他直接或間接參與該案的員工，每週則會接到由電腦系統自動發出的通知信，提醒哪些步驟已經延誤，下週哪些步驟即將展開。

另一個客戶位於竹科高科技廠的資訊部門。受到生產部門的委託，資訊部門每年都有數以百計的軟體開發或是維護的專案需要執行，然而其下的員工人數有限，部份專案需要委外進行，這些都變成該資訊部門成本高漲的原因。專案管理在這裡，除了掌握個別專案的時程進度外，也幫助所有主管們了解，每個資訊專案所耗用的人力成本，如此一來，其他單位清楚得知，所有資訊的支援並不是免費的，因此對於資訊服務的申請，也將更為謹慎。

最後一個案例，則是南部一家模具工廠，他們生產精密的模具供汽車零件製造商使用。他們遭遇的問題不是生意不好，而是生意太好，導致無法有效地取捨訂單，也無法得知每張訂單的實際成本以進行合理的報價。同樣地，我們協助他們將生產的所有步驟釐清，包括每項步驟所需要的工種及其工時，甚至包括機具的種類以及所需工時全部分析建檔。這些資訊又分為生產前的預估值和生產完成後的實際值，透過預估值與實際值的比對，我們可以歸納出各類訂單的人力，設備以及材料成本，讓這家模具廠的業務人員知道，哪類的訂單利潤較高，可優先承接，至於利潤較低的訂單，則可婉拒，延期或提高價格。

以上只是幾個在實務面，專案管理可以發揮的地方，讓大家知道專案管理並不是畫畫甘特圖的一套技術，而是整合企業的人，流程與工具，達到效率最佳化的一種手段。最後我想要推翻我一開始提到關於股票的比喻，我希望當大家都開始談論專案管理的時候，也就是專案管理真正價值顯現的時候。