專案管理是一種生活思維

前段時間，去看了某間公司自行開發的專案管理系統。

那天會議中，解說的技術人員在台上簡報時，強調的並不是專案中資源管理或是排程等方面的功能。 反而自己先承認在他們的系統上這兩模組不是很強，轉而一直強調以他們開發的觀點來看，他們覺得一般專案真正需求的是並非工作排程、而是「協同合作」的工具。 也因為這樣的思維，他們的系統僅開發了一個堪用(雖然從我的觀點來看，連堪用都還稱不上)的排程介面，而花很多心思在協同合作這領域。 簡報中還舉了他們自身的經歷，強調專案維基(Wiki)、新聞發布(News)、議題追蹤(Issue Tracking)、還有討論區(Discussion Board)等功能才是最重要的。

他們老闆稍後提到：「反正實際上很少人用甚麼實獲值，PMBOK那一套不適合台灣啦！」 「以我自己的經驗來看，專案重要的是溝通。 是溝通啊！ 討論區、Issue Tracking、與共同編輯才最重要！」 也因此，他特別強調「每個專案可以有自己的Wiki區域以及討論區！」然後展示這些功能是有權限鎖定的，除了專案成員以外，別人一概看不到也無法編輯。

我是同意台灣沒甚麼公司真的想用實獲值(也沒那條件用)，也同意很多公司所謂專案管理只是徒具形式，但我不完全認同設計專案管理工具時就可以完全忽略這一塊。 絕不能因此把排程、資源管理、或成本計算的部分隨便做做。 畢竟從我的觀點而言，當任何人想用專案管理工具時，若連專案全貌都無法隨時展現下，那不就根本上的失去了使用專案管理工具的目的了嗎？

至於溝通。 我是同意專案經理需要花很大量的時間做溝通，但對於很多人追求「專案溝通平台」的概念卻常常覺得不可思議。 先說，我不是說溝通平台不好，只是我覺得那是Priority較低的一個需求。 它有太多替代方案可以用，而不需要優先花錢電腦化。

因為就我的經驗而言，如果是真正緊急不可的事情，一般人可能直接且當面的去找當事人溝通。 就算今天是一個分散在各地的遠端團隊，也還有電話、視訊、簡訊、甚至Email這些工具。 在這情況下，誰也不會去選擇「討論區」這種東西。 好吧，若是不這麼有急迫性的事情、比方說技術問題的討論好了，我一樣不太可能會選擇使用討論區。 Well，最少不會選擇鎖住權限別人都不能進來的「專案討論區」。

這篇是Primavera P6 Client使用技巧分享

這裡會分幾篇來談三個影響資源計算的因子，它們分別是：

1. When updating Actual Units or Cost
 

2. Recalculate Actual Units and Cost when Duration% complete changes.

前陣子Joe發表一篇專案管理系統的文章(請看這裡：http://joechang.pixnet.net/blog/post/22007451)，裡面有很完整的分析。我也想補充一些我對PMIS的看法：

現代的商業管理幾乎脫離不了資訊科技的加持，每家公司或多或少都會採用一些軟體來協助管理。像是ERP（企業資源整合）或是CRM（客戶關係管理）這類大型系統幾乎成為中大型企業必要的投資。一位擔任ERP顧問的朋友告訴我，台灣大型企業沒有ERP的沒剩幾家，廠商們只好開始角逐中小型客戶的市場。這樣的訊息讓我想到，或許這股風潮就會吹到專案管理軟體了。上網Google一下，就看到Gartner（著名IT諮詢公司）的研究報告，說專案管理軟體已成為企業最熱門的軟體採購項目之一，全球市場總值7.5億美金，而且以每年11%的幅度成長。

專案管理資訊系統（Project Management Information System, 縮寫是PMIS）其實就像ERP系統一樣，是個由數個不同功能的模組整合而成。PMIS可以做什麼？想像一下，一家稍有規模的公司，在專案管理上會有什麼樣的需求？首先，專案開始前，專案經理會需要規劃專案時程，預算和人力的工具（Budget/Resource Planning）。專案開始後，又會需要評估進度，紀錄成本和人力調度（Schedule/Cost Analysis, Earned Value Analysis）。還有專案相關文件圖說需要管理（Document Management System），最好還要能產生專案進度報表（Reporting Software）。如果專案是跨地域性的，還會需要溝通平台（Project Collaboration）以及工作流程管理（Workflow Management）。另外像IT或是工程業，變更管理（Change Management）與風險管理（Risk Management）相當重要，還會需要這類工具協助分析或紀錄。至於專案經理的上司，可能是部門主管或是更高的決策層，會要看到全公司所有專案的狀況，這時就需要專案儀表板（Dashboard / Project Portal），來掌握所謂的專案組合（Project Portfolio Management）或計畫（Program Management）。

不少世界級軟體公司都投入了PMIS的研發。在台灣，目前佔有率最高的還是Microsoft的Project系列和Primavera公司的相關產品。（Oracle於2008年併購Primavera，並將PMIS納入其企業解決方案，更可見PMIS的重要性）這些產品各有優勢和適用的領域，值得另闢專文探討（讀者可以寫信問Joe）。我想談的，是遠比軟體功能更重要，卻常被大家忽略的議題，就是專案管理軟體在企業中扮演的角色。

在專案管理稱得上成熟的公司，在「人」、「流程」與「工具」三方面都得具備一定的水準。對於打算導入PMIS的企業，我建議除了比較軟體功能，更該先針對人和流程這兩方面多加投資。其實所有的管理軟體都一樣：Garbage in, Garbage out！如果沒有以教育訓練打頭陣（PMP證照是個好開始），並且在SOP上下功夫（導入PMBOK），軟體輕則讓工作絆手絆腳，重則誤導決策，不可不慎。

我接觸過的客戶大致分為兩類，一種對於軟體本身很有興趣，他們喜歡很炫的功能，尤其對軟體能夠自動化到何種程度十分有興趣；另一種，則是我比較推崇的客戶，他們對運用這套系統所需的成本，尤其是人才和人力的需求，十分關心。我認為後者才是真正看到了關鍵！

Project Management Information System(PMIS)是專案經理不可或缺的好朋友。 PMI在PMBOK中也屢屢強調這東西的重要，不論是在規劃、執行、控制時都占有舉足輕重的角色。

但問題在於，市面上這樣的工具實在太多了，有的貴、有的便宜、授權方式不同、甚至功能都不完全一樣。 一個很多人可能會訝異的事實是，現今的PMIS並沒有甚麼標準可言。 有些套裝軟體設計的非常嚴謹、有些設計的自由度很高、但也有些根本是外行人設計出來的騙人東西。 所以，如何選擇適合自己專案(或公司組織)的工具，其實是個非常值得深入探討的議題。

姑且也先不談功能的好與壞，選擇一套軟體最重要的議題恐怕是「自己最重要想管理的是甚麼」。 因為不同公司所開發出來的PMIS往往有著全然不同的「設計理念」與「設計重心」。 我自己根據對這領域的經驗與研究，把常見的PMIS根據它本身設計理念(或要協助解決的問題)分成了三大類型。

這三大類型分別是：

• 專門管理工具類
• 工作協同合作類
• 組合管理及資料分析類

三個方向並沒有對與錯的問題，純粹是使用者需求的重點為何。 因為不同屬性的專案核心管理點會有所差異，所以軟體廠商所開發的PMIS往往是有「適合」特定類型專案的。 不過，遺憾的是，一套軟體到底適合哪類型的專案，大部分的軟體廠商不會告訴你。 各家都會宣稱自己開發的PMIS適合所有類型的專案。 但實際情況絕非如此，就算是號稱三大方向全面都有涵蓋到的工具，也還是有廠商最熟悉的核心領域，也多會在該領域上比較強。 而其他的部分要不是稍弱、要不根本只是徒具形式而已。